Oltre 40.000 DDT fornitori inseriti in automatico nel gestionale, con l'AI di Rivelio

Il caso

In A. Capaldo i DDT fornitori in ingresso merce venivano aperti, letti e inseriti manualmente nell’ERP Microsoft Business Central. Parliamo di oltre 40.000 documenti, ciascuno dei quali richiedeva mediamente tra 5 e 8 minuti di lavoro per essere processato.

Oggi, con Rivelio, i DDT vengono acquisiti, riconosciuti tramite AI, trasformati in dati e inseriti automaticamente nel gestionale.

L’esigenza

Eliminare migliaia di ore dedicate al data entry.

Il reparto preposto all’entrata merce gestiva un volume superiore a 40.000 DDT fornitori. PDF e scansioni, provenienti da fornitori e formati differenti, dovevano essere aperti, letti e riportati manualmente in Microsoft Business Central. Ogni documento richiedeva mediamente tra 5 e 8 minuti.

Il problema non era quindi un singolo inserimento. Era la moltiplicazione della stessa attività per decine di migliaia di documenti.

A questo si aggiungevano:

• errori di battitura;
• documenti in attesa di registrazione;
• accumuli nei momenti di maggiore carico;
• tempo sottratto ad attività di verifica e controllo;
• minore visibilità sullo stato di lavorazione dei documenti.

Il problema

Il dato esisteva già. Ma qualcuno doveva riscriverlo.

Ogni DDT conteneva già tutte le informazioni necessarie. Il limite era nel passaggio tra documento e gestionale.

L’operatore doveva leggere il DDT, individuare le informazioni corrette e riportarle manualmente nel sistema. Su oltre 40.000 documenti, pochi minuti per documento diventavano migliaia di ore di lavoro ripetitivo.

Non mancava il dato. Mancava l’automazione per portarlo nel sistema.

La soluzione

Abbiamo automatizzato il passaggio dal documento al dato.

Abbiamo introdotto Rivelio e lo abbiamo integrato con Microsoft Business Central. Rivelio:

• acquisisce automaticamente i DDT in ingresso;
• riconosce la tipologia di documento;
• estrae i dati di testata e di riga;
• struttura le informazioni nel formato necessario;
• valida il dato o coinvolge l’operatore quando è necessaria una verifica;
• inserisce automaticamente le informazioni nel gestionale.

L’operatore non deve più ricopiare ciò che è già scritto nel documento. Il gestionale non è stato sostituito: abbiamo eliminato il lavoro manuale necessario per alimentarlo.

Cosa cambia nel processo

Da inserimento manuale a gestione per eccezione.

Prima

• DDT in ingresso → apertura del documento → lettura manuale → individuazione dei dati → digitazione nel gestionale → controllo → registrazione

Dopo

• DDT in ingresso → Rivelio acquisisce il documento → riconosce ed estrae i dati → inserisce le informazioni in Business Central → operatore interviene solo se necessario

Il processo ordinario viene automatizzato. La persona gestisce le eccezioni.

I numeri del cambiamento

Da 5–8 minuti per documento all’inserimento automatico.

Prima di Rivelio, processare manualmente oltre 40.000 DDT significava dedicare alla sola attività di inserimento circa 420–600 giornate lavorative da 8 ore.

Oggi il normale inserimento dei DDT viene eseguito automaticamente da Rivelio. Il tempo delle persone è stato spostato dalla digitazione sistematica di ogni documento alla sola gestione dei casi che richiedono realmente attenzione.

I risultati

Più Automazione. Più Ordine. Più Controllo.

• + Automazione — Il data entry ordinario dei DDT fornitori è stato azzerato. Rivelio acquisisce, interpreta e inserisce automaticamente nel gestionale le informazioni contenute nei documenti. Le persone vengono coinvolte solo quando il dato richiede una verifica.
• + Ordine — I documenti vengono processati all’interno di un flusso uniforme e strutturato. Si riducono accumuli e attività arretrate e il processo non dipende più dalla disponibilità di una persona che apra e inserisca ogni singolo DDT.
• + Controllo — Eliminando la ricopiatura manuale si riduce anche il rischio di errore di trascrizione. Il controllo umano rimane, ma cambia natura: meno tempo a inserire dati, più attenzione alle informazioni che richiedono realmente una verifica.

Il vantaggio

Le persone tornano a fare il lavoro che richiede davvero una persona.

Su volumi di questa dimensione, automatizzare il data entry significa liberare migliaia di ore da un’attività ripetitiva e trasferirle verso attività a maggiore valore. Il reparto può dedicare più tempo a:

• verifiche;
• riconciliazioni;
• gestione delle anomalie;
• controllo amministrativo e operativo;
• attività che richiedono esperienza e capacità decisionale.

L’AI legge. Il sistema registra. La persona controlla ciò che conta.

La voce del cliente

“Abbiamo implementato con EDM il prodotto Rivelio per il riconoscimento con AI dei documenti in ingresso. Il fornitore si è dimostrato estremamente professionale, con un project management di alto livello. EDM è in grado di fornire soluzioni affidabili a supporto del miglioramento dei processi aziendali.”

— Massimo Magri, Direttore Operativo — A. Capaldo S.p.A.