CRM BPM VTENEXT
Decidi come deve funzionare l'azienda.
VTENEXT trasforma regole e procedure in workflow che assegnano attività, guidano le persone e fanno avanzare il lavoro.
Oltre il CRM per gestire clienti e opportunità: una piattaforma con cui mettere a terra il modo in cui vuoi che l'azienda lavori.
Dalle procedure ai processi. Dai processi al lavoro quotidiano.
Le regole dell'azienda diventano il modo in cui si lavora davvero.
Definire una procedura non basta. Per essere applicata ogni giorno deve diventare un processo che stabilisce chi deve fare cosa, quando, con quali informazioni e cosa deve succedere dopo.
Con VTENEXT trasformiamo il metodo organizzativo dell'azienda in workflow operativi che assegnano attività, controllano i passaggi e accompagnano le persone fino alla conclusione del processo.
Il modo corretto di lavorare non deve essere ricordato dalle persone: diventa parte del processo.
Il lavoro non dipende dalle persone, ma dal processo.
Senza un processo strutturato, le persone devono ricordarsi cosa fare, chi coinvolgere, quando sollecitare qualcuno e quale passaggio viene dopo.
Con VTENEXT è il workflow a guidare il lavoro. Quando accade qualcosa:
il processo parte → assegna l'attività → coinvolge la persona giusta → controlla le scadenze → attiva il passaggio successivo.
Le persone continuano a decidere dove serve. Il sistema si occupa di far rispettare il processo.
Disegniamo il processo. VTENEXT lo mette in produzione.
Definiamo
Stabiliamo come deve funzionare il processo: attività, persone coinvolte, responsabilità, regole, tempi e controlli.
Disegniamo
Trasformiamo la procedura in un workflow digitale, definendo cosa deve accadere nelle diverse situazioni.
Assegniamo
Ogni attività viene indirizzata automaticamente alla persona o al ruolo responsabile.
Automatizziamo
Notifiche, approvazioni, controlli, passaggi di stato e altre attività vengono eseguiti automaticamente dove possibile.
Controlliamo
Responsabili e direzione sanno dove si trova ogni processo, cosa è fermo, chi deve intervenire e quali scadenze rischiano di saltare.
Ogni processo aziendale può diventare un flusso governato.
VTENEXT può essere utilizzato molto oltre il CRM. Ogni volta che esiste una procedura, un passaggio tra persone o reparti, un'approvazione, una scadenza o un'attività da assegnare, possiamo trasformarla in un processo digitale, tracciato e automatizzato.
L'obiettivo è sempre lo stesso: rendere chiaro chi fa cosa, quando e cosa deve succedere dopo.
Vendite e marketing
Lead, campagne, opportunità, preventivi, pipeline, follow-up e automazioni commerciali.
Assistenza e post-vendita
Ticket, richieste cliente, SLA, escalation, resi, reclami, interventi e portali dedicati.
Progetti e commesse
Fasi di progetto, attività, pianificazione, assegnazione delle risorse, scadenze, rendicontazione e avanzamento lavori.
Operations e processi organizzativi
Passaggi tra reparti, approvazioni, responsabilità, task, controlli ed eccezioni: il processo stabilisce chi interviene e quando, riducendo solleciti e dipendenza dalle persone.
Amministrazione
Richieste di acquisto, approvazioni, ordini fornitori, pagamenti, solleciti e processi di recupero crediti.
Acquisti e fornitori
Qualifica e valutazione fornitori, portali acquisti, richieste interne, approvazioni, contratti, scadenze e rinnovi.
Risorse Umane
Onboarding e offboarding, ferie e permessi, richieste interne, valutazioni periodiche e percorsi di crescita.
Impianti, mezzi e manutenzioni
Anagrafiche di impianti e mezzi, manutenzioni programmate, interventi straordinari, scadenze e attività gestite anche da mobile.
Qualità e compliance
Audit, non conformità, azioni correttive, documentazione, certificazioni e gestione delle scadenze.
IT interno
Richieste di accesso, device e software, gestione asset, licenze, task e workflow per il reparto IT.
Collaborazione interna
Richieste tra reparti, attività condivise, calendari, to-do, portali per utenti esterni e processi che coinvolgono più persone.
Non importa da quale reparto parte il processo. Se esistono regole, responsabilità e passaggi da governare, possiamo trasformarli in un workflow operativo.
La procedura è la stessa. Cambia il modo in cui viene fatta rispettare.
- Succede qualcosa
- qualcuno deve ricordarsi cosa fare
- manda una mail
- chiede un'approvazione
- aspetta
- sollecita
- passa l'attività a un altro reparto
- il responsabile chiede a che punto siamo
- Succede qualcosa
- parte il workflow
- l'attività viene assegnata
- le persone vengono guidate nei passaggi
- controlli e notifiche partono automaticamente
- il processo avanza
- stato e responsabilità sempre visibili
La procedura smette di stare sulla carta e diventa il modo concreto in cui l'azienda lavora.
Un processo può attraversare più sistemi. Non deve fermarsi ai loro confini.
Un processo aziendale raramente vive dentro un solo software. Può partire da un cliente, utilizzare informazioni dell'ERP, coinvolgere documenti, generare una richiesta interna e terminare con un'attività amministrativa.
Per questo integriamo VTENEXT con ERP, documenti, BI, AI e altri sistemi aziendali, affinché il workflow possa accompagnare il processo dall'inizio alla fine.
Il processo viene prima delle applicazioni che utilizza.
Più metodo. Meno dipendenza dalle persone.
Quando il modo corretto di lavorare viene trasformato in un processo digitale, l'organizzazione diventa più facile da governare.
VTENEXT permette di:
- rendere chiaro chi deve fare cosa e quando;
- ridurre attività dimenticate e passaggi lasciati alla memoria;
- standardizzare il modo di lavorare tra persone e reparti;
- automatizzare assegnazioni, notifiche, controlli e approvazioni;
- rendere visibili attività ferme, ritardi e responsabilità;
- ridurre la dipendenza dalle singole persone;
- rendere le procedure realmente applicate.
L'obiettivo non è digitalizzare quello che già fate. È costruire un modo di lavorare più ordinato, replicabile e controllabile.
Nelle pagine Problemi che risolviamo, il CRM BPM interviene su 22 problemi in 7 aree. Apri un'area per vedere dove:
Governance e visibilità aziendale Non riesco ad avere sotto controllo cosa sta succedendo in azienda 4
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Per sapere a che punto sono attività e progetti devo chiedere alle persone.
Centralizziamo attività, avanzamenti, scadenze e responsabilità, così lo stato del lavoro è consultabile senza dover rincorrere le persone.
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Non ho una visione unica di ciò che sta succedendo nei diversi reparti.
Riuniamo le informazioni dei diversi reparti in una vista condivisa, per vedere cosa è in corso, cosa è fermo e dove serve intervenire.
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Problemi e ritardi emergono quando ormai è troppo tardi.
Definiamo controlli, soglie e alert che segnalano automaticamente ritardi, anomalie e situazioni che richiedono attenzione.
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Responsabilità, priorità e stato delle attività non sono sempre visibili.
Trasformiamo il lavoro in processi tracciati, con attività assegnate, priorità, scadenze e responsabilità chiare in ogni fase.
Organizzazione e processi Le procedure esistono, ma non diventano processi operativi: il lavoro dipende troppo dalle persone e poco da un metodo 5
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Non è sempre chiaro chi deve fare cosa e quando.
Definiamo attività, responsabilità, scadenze e regole di avanzamento, così ogni persona sa cosa deve fare e in quale momento.
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Le attività si bloccano nei passaggi tra un reparto e l'altro.
Organizziamo e automatizziamo i passaggi tra reparti, con assegnazioni, approvazioni e notifiche che fanno avanzare il processo senza dipendere dai solleciti.
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Le procedure esistono ma rimangono sulla carta.
Trasformiamo le procedure in workflow operativi, tracciati e misurabili, integrandoli nel lavoro quotidiano delle persone.
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Ogni reparto o persona ha un proprio modo di lavorare.
Standardizziamo attività, passaggi e criteri operativi, creando un metodo condiviso che riduce differenze e dipendenza dalle abitudini individuali.
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Se manca una persona, una parte del processo rallenta o si ferma.
Rendiamo processi, attività e informazioni condivisi e tracciati, così il lavoro può proseguire anche quando cambia o manca la persona che normalmente lo gestisce.
Vendite e sviluppo dei clienti Il processo commerciale dipende troppo dai singoli e perdiamo opportunità 5
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Lead e opportunità vengono gestiti in modo poco strutturato.
Centralizziamo lead e opportunità in un unico processo commerciale, definendo fasi, responsabilità, attività e criteri di avanzamento.
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Ogni commerciale lavora con un proprio metodo.
Standardizziamo il processo di vendita, definendo un metodo condiviso e rendendo attività, avanzamenti e risultati misurabili.
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Follow-up e attività commerciali vengono dimenticati.
Pianifichiamo e automatizziamo follow-up, promemoria, task e notifiche, così ogni opportunità viene seguita nei tempi previsti.
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Non sappiamo con chiarezza quali clienti sviluppare o recuperare.
Incrociamo storico vendite, marginalità, frequenza d'acquisto, opportunità e comportamento del cliente per evidenziare dove concentrare l'azione commerciale.
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Il cliente viene seguito solo quando reclama.
Centralizziamo storico, richieste, comunicazioni e attività e introduciamo azioni proattive per seguire il cliente prima che emerga un problema.
Amministrazione e back office Troppe attività amministrative richiedono ancora lavoro manuale e controlli ripetitivi 1
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Approvazioni e autorizzazioni passano ancora tramite email, telefonate o Excel.
Trasformiamo approvazioni e autorizzazioni in workflow digitali, con responsabilità, regole, notifiche e stato di avanzamento sempre tracciati.
Servizio e relazione con il cliente Le richieste dei clienti dipendono troppo dalle persone e non sempre vengono gestite in modo strutturato 5
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Le richieste arrivano da email, telefono, WhatsApp e altri canali.
Centralizziamo richieste e comunicazioni provenienti dai diversi canali in un unico punto, così nulla si perde e ogni contatto viene tracciato.
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Non è chiaro chi sta gestendo una richiesta.
Assegniamo ogni richiesta a un responsabile, definendo stato, priorità, scadenze e attività da svolgere fino alla chiusura.
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Il cliente sollecita perché non riceve risposte puntuali.
Definiamo tempi di presa in carico e risposta, automatizziamo notifiche e solleciti e rendiamo visibili le richieste che rischiano di andare fuori tempo.
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Le informazioni sul cliente sono sparse tra persone e sistemi.
Riuniamo storico, comunicazioni, richieste, attività e dati del cliente in una vista unica e condivisa.
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Il personale dedica molto tempo alle stesse richieste ripetitive.
Automatizziamo risposte, classificazione e smistamento delle richieste più ricorrenti, lasciando agli operatori i casi che richiedono realmente il loro intervento.
Produttività e automazione del lavoro Le persone perdono troppo tempo in attività che potrebbero essere automatizzate 1
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Troppe persone perdono tempo in attività a basso valore.
Individuiamo le attività ripetitive che assorbono tempo e le automatizziamo, lasciando alle persone solo le eccezioni e le attività che richiedono valutazione.
Sistemi, integrazione e innovazione digitale Abbiamo molti strumenti, ma non un ecosistema digitale che lavora davvero insieme 1
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Alcune attività esistono solo perché manca un'integrazione.
Individuiamo i passaggi manuali generati dalla mancata comunicazione tra sistemi e li eliminiamo attraverso integrazioni e automazioni.
Quali procedure vuoi trasformare nel modo reale di lavorare?
Con il check-up osserviamo come vengono gestiti oggi i processi, dove dipendono dalla memoria delle persone e quali passaggi generano ritardi, solleciti o mancanza di controllo.
Individuiamo quindi quali processi conviene strutturare per primi e come potrebbero funzionare una volta digitalizzati e automatizzati.
Prima definiamo le regole del gioco. Poi le mettiamo in produzione.