Bandi di finanziamento digitalizzati end-to-end: pratiche più veloci ed esiti comunicati in trasparenza ai beneficiari
Una fondazione di origine bancaria con bandi e pratiche gestiti manualmente. Un CRM-BPM VTENEXT con portale dedicato ha digitalizzato l'intero ciclo, dalla candidatura all'esito.
Fondazione Banco di Napoli
Il caso
La Fondazione Banco di Napoli gestiva i bandi di finanziamento attraverso procedure manuali, con documenti, anagrafiche e comunicazioni distribuite tra più passaggi.
Con VTENEXT CRM BPM e un portale dedicato, l’intero ciclo è stato digitalizzato: dalla candidatura alla raccolta documentale, fino alla comunicazione degli esiti. Meno passaggi manuali. Più trasparenza su ogni fase della pratica.
L’esigenza
Gestire bandi e richieste in modo più semplice, tracciato e trasparente.
La Fondazione aveva bisogno di governare in modo più strutturato l’intero processo di finanziamento dei progetti sociali e culturali. Serviva:
- censire tutti i richiedenti in un’anagrafica unica;
- raccogliere la documentazione necessaria;
- tracciare lo stato delle pratiche;
- automatizzare i passaggi tra operatori;
- comunicare con maggiore tempestività gli esiti ai beneficiari.
L’obiettivo era trasformare una procedura amministrativa in un processo digitale governato.
Il problema
La pratica avanzava attraverso attività manuali e passaggi non sempre visibili.
Ogni bando coinvolgeva richiedenti, documenti, verifiche, istruttorie ed esiti. Quando queste attività vengono gestite manualmente, aumenta il rischio di:
- informazioni distribuite;
- documenti difficili da ricostruire;
- passaggi dipendenti dalle persone;
- aggiornamenti da comunicare manualmente;
- minore visibilità sullo stato della pratica.
Il problema non era solo gestire i documenti. Era governare tutto ciò che doveva succedere tra una fase e l’altra.
La soluzione
Abbiamo trasformato il bando in un workflow digitale.
Dopo l’analisi del processo, abbiamo implementato VTENEXT CRM BPM con moduli e workflow personalizzati, integrandolo con il portale web dedicato R.O.L. La soluzione permette di:
- pubblicare e promuovere i bandi attraverso il portale;
- censire le organizzazioni partecipanti;
- raccogliere la documentazione necessaria;
- gestire i passaggi dell’istruttoria;
- automatizzare gli esiti delle pratiche;
- comunicare gli aggiornamenti verso operatori e beneficiari;
- conservare anagrafiche, documenti ed esiti in un unico sistema.
Il processo non viene più ricostruito ogni volta. È il workflow a guidare la pratica.
Cosa cambia nel processo
Dalla gestione manuale al flusso digitale.
Prima
- Pubblicazione del bando → raccolta delle richieste → documentazione gestita manualmente → verifiche e passaggi interni → aggiornamenti da ricostruire → comunicazione dell’esito
Dopo
- Bando pubblicato sul portale → candidatura registrata → documenti raccolti e associati alla pratica → workflow guida l’istruttoria → stato sempre tracciato → esiti comunicati ai beneficiari
Ogni pratica segue un percorso definito, visibile e tracciabile.
I risultati
Più Ordine. Più Automazione. Più Controllo.
- + Ordine — Anagrafiche, documenti, pratiche ed esiti sono organizzati all’interno di un unico processo digitale. Ogni pratica mantiene il proprio storico e le informazioni sono più semplici da ricostruire.
- + Automazione — I passaggi dell’istruttoria e le comunicazioni possono essere gestiti attraverso workflow. Si riduce la necessità di coordinare manualmente ogni fase del processo.
- + Controllo — Lo stato delle pratiche è più trasparente sia per gli operatori interni sia per i beneficiari. Gli esiti dei singoli step possono essere comunicati con maggiore tempestività.
Il vantaggio
Più velocità nelle pratiche. Più trasparenza verso i beneficiari.
La digitalizzazione non ha riguardato una singola attività, ma l’intero ciclo del bando. La Fondazione può gestire in modo più strutturato richieste, documentazione, istruttorie ed esiti, mentre i beneficiari ricevono informazioni più chiare sull’avanzamento della pratica.
Il processo diventa più semplice da gestire internamente e più trasparente verso l’esterno.
La voce del cliente
“Le innovazioni introdotte non solo rendono più spedito ed efficiente il lavoro, ma rendono in trasparenza l’andamento delle procedure, con possibilità di comunicare in tempo reale ai beneficiari gli esiti dei singoli step di istruttoria. EDM ci ha accompagnato con competenza e grande professionalità nella realizzazione del progetto.”
— Annamaria Candela, Coordinatrice Progetto ROL — Fondazione Banco di Napoli