Vendite, marginalità e giacenze aggiornate ogni giorno, senza più raccordare i dati a mano

Il caso

Nel Gruppo La California i dati arrivavano da fonti diverse, tra ERP Microsoft Dynamics e fogli Excel, e dovevano essere raccordati manualmente. Questo rallentava le analisi e rendeva più difficile avere numeri aggiornati su vendite, marginalità, acquisti e magazzino.

Con un progetto di Business Intelligence, i dati sono stati integrati automaticamente e resi disponibili ogni giorno attraverso dashboard navigabili fino al dettaglio. Meno raccordi manuali. Più informazioni pronte per decidere.

L’esigenza

Avere una vista unica e aggiornata sui numeri chiave.

Il Gruppo La California opera nella produzione e distribuzione ortofrutticola, con sedi in Italia e Spagna e volumi che arrivano fino a 10.000 colli di frutta al giorno.

Su questi volumi, la direzione aveva bisogno di leggere con continuità:

• vendite;
• marginalità per articolo;
• giacenze di magazzino;
• performance degli agenti;
• acquisti dai fornitori;
• situazione economico-patrimoniale.

Il problema era che queste informazioni arrivavano da fonti diverse e richiedevano un lavoro manuale di raccordo. L’obiettivo era avere dati aggiornati ogni giorno, senza doverli ricostruire ogni volta.

Il problema

I dati esistevano. Ma andavano ancora messi insieme a mano.

Le informazioni erano distribuite tra Microsoft Dynamics, fogli Excel e altre basi dati aziendali. Per ottenere una vista completa era necessario:

• estrarre i dati;
• raccordare fonti diverse;
• verificare la coerenza delle informazioni;
• ricostruire KPI e aggregazioni;
• preparare manualmente le analisi.

Questo rendeva più lento il passaggio dal dato alla decisione. Il limite non era la quantità di informazioni disponibili: era il lavoro necessario per renderle utilizzabili.

La soluzione

Abbiamo automatizzato l’aggregazione dei dati.

Dopo aver analizzato le esigenze dei diversi reparti, abbiamo realizzato un progetto custom di Business Intelligence. La soluzione integra i dati provenienti da Microsoft Dynamics e da altre sorgenti aziendali per:

• sintetizzare i principali KPI;
• rendere i dati navigabili fino al massimo dettaglio;
• analizzare vendite e marginalità per periodo e per articolo;
• monitorare le performance degli agenti;
• analizzare gli acquisti dai fornitori;
• controllare le giacenze di magazzino;
• gestire tracciabilità e rintracciabilità dei lotti;
• aggregare voci di spesa provenienti da sistemi differenti.

I dati vengono integrati a monte. La direzione li trova già pronti per l’analisi.

Cosa cambia nel processo

Da raccordare i dati a usarli.

Prima

• Dati in Microsoft Dynamics e altri sistemi → estrazioni → fogli Excel → raccordo manuale → verifica → costruzione dei KPI → analisi

Dopo

• Dati in Microsoft Dynamics e altri sistemi → integrazione automatica → modello dati condiviso → dashboard aggiornate ogni giorno → navigazione fino al dettaglio → analisi e decisione

Il tempo non viene più speso per mettere insieme i numeri, ma per capire cosa stanno dicendo.

I risultati

Più Ordine. Più Automazione. Più Controllo.

• + Ordine — Le informazioni provenienti da sistemi diversi sono state organizzate in un unico modello. Vendite, marginalità, giacenze, acquisti e dati economici vengono letti attraverso una base informativa condivisa.
• + Automazione — Il raccordo manuale tra ERP, Excel e altre fonti è stato ridotto attraverso processi automatici di integrazione. Le dashboard si aggiornano senza dover ricostruire ogni volta i dati.
• + Controllo — La direzione finanziaria dispone di una vista unica e aggiornata sulle performance delle diverse sedi. I KPI possono essere approfonditi fino al dettaglio di articolo, periodo, agente, fornitore o magazzino.

Il vantaggio

Dati pronti ogni giorno, senza ricostruirli a mano.

Il progetto ha spostato il lavoro da estrarre → raccordare → verificare a leggere → approfondire → decidere.

Le informazioni chiave sono disponibili con maggiore continuità e la direzione può concentrarsi sull’analisi di vendite, margini e giacenze invece che sulla preparazione dei dati.

Più tempo per interpretare il business. Meno tempo per ricostruirlo in Excel.

La voce del cliente

“L’incontro con EDM è stato molto proficuo fin dall’inizio: persone estremamente disponibili, sempre di grande aiuto e supporto. La sinergia con EDM è fondamentale: abbiamo bisogno di un partner come loro.”

— Milena Galluccio, Financial Manager — Gruppo La California