Formazione, controllo economico e documenti messi a sistema con CRM BPM, Business Intelligence e Rivelio

Il caso

Il consorzio Leonardo Skills and Training (LST) svolge attività di selezione, formazione e addestramento del personale, a supporto delle risorse umane delle diverse aree di business e delle società del Gruppo Leonardo.

Leonardo LST gestisce un ecosistema formativo di grandi dimensioni: complessivamente vengono erogate ogni anno oltre 1,6 milioni di ore di formazione verso i dipendenti del Gruppo Leonardo.

EDM è intervenuta progressivamente su tre esigenze: organizzare il processo produttivo della formazione → integrare i dati per il controllo economico → automatizzare l’acquisizione dei dati dai registri Fondimpresa.

Il risultato è stato creare un’organizzazione più strutturata, con processi governati, informazioni integrate e meno attività manuali.

L’esigenza

Governare l’intero ciclo della formazione, non solo gestire i corsi.

Erogare formazione su larga scala significa coordinare contemporaneamente molte informazioni e responsabilità. Per ogni corso bisogna gestire:

• docenti;
• discenti;
• calendario e pianificazione;
• aule e attività;
• presenze;
• rendicontazione;
• costi;
• certificazioni;
• documentazione.

L’esigenza era trasformare queste attività in un processo unico, strutturato e controllabile, riducendo la dipendenza da passaggi manuali e informazioni distribuite.

Il problema

Il lavoro attraversava persone, dati e sistemi diversi.

La complessità non stava in una singola attività. Stava nel coordinamento di tutto ciò che deve accadere prima, durante e dopo un corso. Pianificazione, docenti, partecipanti, rendicontazione e costi generavano informazioni che dovevano essere aggiornate, condivise e controllate.

A questo si aggiungevano due ulteriori esigenze:

• aggregare dati provenienti da sistemi diversi per leggere costi, ricavi e marginalità per business unit;
• acquisire informazioni presenti nei registri Fondimpresa senza doverle riportare manualmente nei sistemi aziendali.

Tre problemi diversi, ma con la stessa origine: informazioni e attività che dovevano essere messe a sistema.

La soluzione

Abbiamo lavorato su processi, dati e documenti.

Il progetto si è sviluppato nel tempo su tre livelli.

01 — Organizzare il processo produttivo

Abbiamo introdotto un sistema CRM BPM per governare l’intero ciclo operativo della formazione. Il sistema gestisce e collega:

• docenti;
• discenti;
• pianificazione dei corsi;
• attività formative;
• avanzamento;
• rendicontazione;
• costi;
• certificati;
• informazioni collegate al corso.

Le attività non vengono più considerate come elementi separati. Il corso diventa un processo, con passaggi, responsabilità e informazioni governate dal sistema.

02 — Integrare i dati per il controllo

Successivamente abbiamo realizzato un progetto di Business Intelligence per aggregare informazioni provenienti dai diversi sistemi aziendali. L’obiettivo era costruire una lettura economica più chiara del business e supportare una contabilità industriale per business unit.

Costi, ricavi e informazioni operative possono così essere analizzati attraverso una base dati integrata, senza dover ricostruire ogni volta i numeri partendo dalle singole fonti.

03 — Automatizzare l’acquisizione dei registri

Abbiamo infine introdotto Rivelio per automatizzare l’estrazione delle informazioni contenute nei registri Fondimpresa. Rivelio legge i documenti, riconosce i dati necessari e li trasforma in informazioni strutturate da riportare nei sistemi aziendali.

Il dato non deve più essere letto e riscritto manualmente.

Cosa cambia nel processo

Da attività separate a un flusso più governato.

Prima

• Corso da organizzare → informazioni distribuite → coordinamento tra persone → aggiornamenti manuali → rendicontazione → dati economici da aggregare → registri da leggere e riportare nei sistemi

Dopo

• Corso da organizzare → workflow governa attività e responsabilità → docenti, discenti e corso gestiti nello stesso processo → i dati confluiscono nella Business Intelligence → costi e marginalità analizzati per business unit → Rivelio acquisisce i dati dai registri Fondimpresa → le persone intervengono dove serve

Il processo produce dati. I dati alimentano il controllo. L’automazione elimina le attività che non richiedono una persona.

I risultati

Più Ordine. Più Automazione. Più Controllo.

• + Ordine — Il processo di erogazione della formazione è stato strutturato mettendo in relazione corsi, docenti, discenti, attività, rendicontazioni, costi e certificazioni. Responsabilità e informazioni seguono un processo definito invece di dipendere da singoli passaggi operativi.
• + Automazione — Workflow e Rivelio riducono le attività che devono essere gestite manualmente. Il sistema fa avanzare il processo, mentre i dati presenti nei registri Fondimpresa vengono estratti automaticamente e resi disponibili ai sistemi informativi.
• + Controllo — La Business Intelligence aggrega le informazioni provenienti dalle diverse fonti e permette di leggere economicamente il business. La direzione può analizzare costi, ricavi e marginalità per business unit, partendo da una base dati comune.

Il vantaggio

Un unico metodo per governare attività, informazioni e risultati.

Il valore del progetto non è stato introdurre tre tecnologie separate. È stato utilizzarle per risolvere tre livelli dello stesso problema:

• CRM BPM per governare il lavoro.
• Business Intelligence per governare i numeri.
• Rivelio per eliminare attività manuali sui documenti.

Il risultato è un modello in cui il processo è più strutturato, le informazioni circolano meglio e le persone possono concentrarsi sulle attività che richiedono realmente competenza.

Più ordine nel lavoro. Più automazione nelle attività. Più controllo sui risultati.

La voce del cliente

“Collaborazione preziosa. EDM ha saputo comprendere le nostre esigenze e immedesimarsi nel contesto aziendale, lavorando con grande professionalità.”

— Francesco De Palma, Direttore Amministrativo — Leonardo Skills and Training