Oltre 30.000 pagine di multe all'anno gestite in automatico, dalla PEC al gestionale, senza data entry

Il caso

Motum opera nel settore del noleggio auto e veicoli commerciali. Ogni multa ricevuta via PEC richiedeva un processo manuale: un operatore apriva la PEC, leggeva il verbale, individuava la targa, ricercava quale cliente avesse il veicolo in noleggio in quel periodo e caricava le informazioni nel gestionale.

Su volumi superiori a 30.000 pagine di multe all’anno, il processo assorbiva tempo e attenzione del back office.

Con Rivelio, oggi la PEC viene presidiata automaticamente: il sistema riconosce quando arriva una multa, legge il documento, individua la targa ed estrae i dati necessari per alimentarli nel sistema informativo. La multa arriva, il dato entra nel processo, senza data entry.

L’esigenza

Automatizzare un’attività ripetitiva che cresce insieme alla flotta.

Per una società di noleggio, la gestione delle contravvenzioni è un’attività inevitabile. Il problema nasce quando ogni verbale richiede una sequenza di attività manuali:

• controllare la PEC;
• riconoscere che il messaggio riguarda una multa;
• aprire e leggere il documento;
• individuare la targa;
• ricercare il contratto di noleggio relativo al periodo;
• identificare il cliente utilizzatore;
• riportare le informazioni nel gestionale.

Su migliaia di documenti, pochi minuti per pratica diventano una quantità importante di lavoro operativo. L’obiettivo era semplice: togliere le persone dal processo ordinario e coinvolgerle solo quando serve davvero.

Il problema

La multa era digitale. Il processo era ancora manuale.

Il documento arrivava già in formato digitale tramite PEC. La targa era già nel verbale. Le informazioni sul veicolo e sul noleggiatore erano già presenti nei sistemi di Motum. Eppure serviva ancora una persona per mettere insieme questi elementi.

Il back office doveva leggere un dato da un documento, cercarne un altro nel gestionale e ricostruire manualmente la relazione tra multa → targa → veicolo → contratto → cliente.

I dati esistevano già. Mancava il processo automatico capace di collegarli.

La soluzione

Abbiamo automatizzato l’intero ingresso della multa.

Abbiamo introdotto Rivelio all’interno del processo di gestione delle contravvenzioni. Rivelio presidia la PEC di Motum e:

• intercetta automaticamente i messaggi in ingresso;
• riconosce quando l’allegato è una multa;
• legge il verbale tramite AI;
• estrae la targa e gli altri dati necessari;
• struttura le informazioni;
• alimenta automaticamente il sistema informativo aziendale;
• lascia all’operatore solo gli eventuali casi che richiedono verifica.

Non abbiamo digitalizzato il documento: era già digitale. Abbiamo digitalizzato il lavoro che prima serviva per gestirlo.

Cosa cambia nel processo

Da pratica manuale a gestione automatica.

Prima

• PEC in ingresso → operatore apre il messaggio → legge il verbale → individua la targa → cerca il veicolo nel gestionale → verifica chi lo aveva a noleggio → inserisce i dati → prosegue la pratica

Dopo

• PEC in ingresso → Rivelio intercetta la multa → legge il documento → riconosce la targa → estrae e struttura i dati → alimenta il sistema automaticamente → operatore interviene solo se necessario

Il processo ordinario non richiede più presidio umano.

I numeri del cambiamento

Oltre 30.000 pagine di multe gestite automaticamente ogni anno.

Prima, ciascun documento richiedeva l’intervento diretto di un operatore. Oggi il normale flusso di acquisizione, lettura, riconoscimento della targa e inserimento dei dati viene eseguito automaticamente.

Decine di migliaia di pagine non significano più decine di migliaia di attività manuali.

I risultati

Più Automazione. Più Ordine. Più Controllo.

• + Automazione — La lettura delle multe e l’estrazione dei dati non richiedono più un operatore per ogni documento. Rivelio presidia la PEC, riconosce il contenuto e alimenta automaticamente il sistema.
• + Ordine — Ogni multa viene inserita in un flusso strutturato fin dal momento in cui arriva. Si riduce il rischio che documenti rimangano in attesa di essere letti o processati manualmente.
• + Controllo — Le persone non devono più presidiare continuamente la casella PEC o ricopiare informazioni. Possono concentrarsi sui casi anomali, sulle verifiche e sulle attività che richiedono realmente una decisione. Il sistema gestisce il volume, le persone gestiscono le eccezioni.

Il vantaggio

Un processo che scala senza moltiplicare il lavoro del back office.

Il valore del progetto non è semplicemente leggere una multa con l’AI. È aver eliminato una sequenza di attività che si ripeteva migliaia di volte all’anno.

Prima ogni nuovo documento generava nuovo lavoro manuale. Oggi oltre 30.000 pagine all’anno vengono gestite automaticamente all’interno dello stesso processo. Più cresce il volume, maggiore diventa il valore dell’automazione.

La voce del cliente

“La digitalizzazione dei processi è un passaggio fondamentale per ogni azienda che voglia crescere con una visione di lungo periodo. Con EDM questo percorso è diventato più semplice: il team ha saputo comprendere rapidamente il nostro processo, individuare dove l’automazione poteva generare valore e trasformare un’attività ripetitiva in un flusso completamente digitale. Professionalità, competenza e concretezza hanno reso EDM un partner affidabile nel nostro percorso di innovazione.”

— Adriano Scarpati, Titolare — Motum S.r.l.