Dashboard di Business Intelligence a supporto delle decisioni: dai report a fine mese ai numeri disponibili ogni giorno

Il caso

In Pierrel i dati esistevano già, ma erano difficilmente gestibili dentro SAP. I report venivano costruiti manualmente e arrivavano alla direzione quando fotografavano una situazione già parzialmente superata.

Con il progetto di Business Intelligence, i dati sono stati integrati in un unico modello e resi disponibili attraverso dashboard aggiornate automaticamente. La direzione non deve più aspettare il report: i numeri sono già lì.

L’esigenza

Decidere su dati aggiornati, non su fotografie del passato.

Pierrel aveva bisogno di una visione più tempestiva e affidabile delle informazioni aziendali. Il problema non era la mancanza di dati, ma il modo in cui venivano raccolti e utilizzati.

Le informazioni arrivavano da fonti diverse, venivano elaborate manualmente e richiedevano tempo per essere consolidate prima di poter essere utilizzate nelle riunioni e nelle decisioni operative.

La direzione voleva poter leggere rapidamente:

• performance commerciali;
• indicatori economici;
• marginalità;
• scostamenti;
• priorità su cui intervenire.

Non serviva un report in più. Serviva una base dati comune su cui decidere.

Il problema

I dati c’erano. Mancava una visione unica e affidabile.

SAP conteneva i dati, ma per ottenere una visione chiara, tempestiva e completa era necessario:

• estrarre i dati;
• trasferirli in fogli di calcolo;
• ricostruire indicatori e confronti;
• verificare che le informazioni fossero coerenti;
• preparare manualmente il report finale.

Il tempo impiegato per produrre il dato lasciava meno tempo per interpretarlo. E quando il report arrivava, spesso descriveva ciò che era già successo.

Il problema non era sapere cosa era accaduto. Era saperlo abbastanza presto da poter intervenire.

La soluzione

Abbiamo trasformato i dati in una base condivisa per decidere.

Abbiamo progettato una soluzione di Business Intelligence alimentata direttamente da SAP. Il progetto ha previsto:

• integrazione delle fonti dati;
• consolidamento delle informazioni in un modello unico e coerente;
• definizione degli indicatori insieme alla direzione;
• dashboard dedicate alle diverse aree di responsabilità;
• aggiornamento automatico dei dati;
• possibilità di navigare i dati in modalità “drill down”.

Le dashboard sono state costruite sui processi reali di Pierrel, non su un modello standard. Prima abbiamo definito quali decisioni dovevano essere supportate. Poi abbiamo costruito i dati e gli indicatori necessari per prenderle.

Cosa cambia nel processo

Da costruire il report a usare il dato.

Prima

• Dati nel sistema aziendale → estrazioni manuali → fogli Excel → consolidamento → verifica dei numeri → preparazione del report → riunione di direzione

Dopo

• Dati nel sistema aziendale → integrazione automatica → modello dati condiviso → dashboard aggiornate → analisi → decisione

Il lavoro non è più produrre il numero. È capire cosa il numero sta dicendo.

I numeri del cambiamento

Da un report mensile a dati aggiornati ogni giorno.

Prima del progetto, molti indicatori diventavano disponibili solo dopo la preparazione manuale dei report. Oggi le dashboard vengono alimentate automaticamente e i principali KPI sono aggiornati ogni giorno.

Questo significa:

• meno tempo dedicato alla costruzione manuale dei report;
• informazioni disponibili prima;
• una base dati comune per le riunioni;
• maggiore velocità nell’individuare scostamenti e criticità.

Da una fotografia a fine mese a una lettura continua di ciò che sta accadendo.

I risultati

Più Ordine. Più Automazione. Più Controllo.

• + Ordine — I dati provenienti da SAP sono stati organizzati in un unico modello informativo. Gli indicatori hanno definizioni condivise e la direzione lavora sulla stessa versione del dato.
• + Automazione — L’alimentazione delle dashboard avviene automaticamente. Si riducono estrazioni, consolidamenti e preparazione manuale dei report.
• + Controllo — I KPI sono disponibili con maggiore tempestività. Vendite e Budget commerciale possono essere letti attraverso dashboard condivise, permettendo alla direzione di individuare prima scostamenti e aree su cui intervenire.

Il vantaggio

Meno tempo per costruire i numeri. Più tempo per decidere.

Il valore del progetto non è avere dashboard più belle. È aver spostato il lavoro da raccogliere → ricostruire → verificare a leggere → approfondire → decidere.

Le riunioni partono da una base condivisa e aggiornata, mentre il tempo prima dedicato alla preparazione dei report può essere utilizzato per analizzare ciò che sta accadendo e scegliere dove intervenire.

I dati non arrivano più dopo la decisione. Aiutano a prenderla.

La voce del cliente

“Il progetto di Business Intelligence ha rappresentato un significativo valore aggiunto, garantendo un’integrazione efficace dei dati e la creazione di dashboard intuitive. Il team ha operato con professionalità, fornendo insight accurati, utili a supportare tempestivamente le decisioni strategiche.”

— Fulvio Citaredo, Direttore Generale — Pierrel S.p.A.