Marginalità per business unit sotto controllo e una cultura data-driven diffusa in tutta l'azienda
Un'azienda di supply chain del caffè crudo con una contabilità industriale che non semplificava la lettura dei dati. Un progetto di Business Intelligence ha reso i margini navigabili fino alla singola transazione.
Il Polo del Caffè S.p.A.
Il caso
Il Polo del Caffè aveva già una contabilità industriale, gestita su ERP Teamsystem, ma i dati erano complicati da leggere e confrontare. I responsabili lavoravano su file Excel separati e mancava una base informativa unica per leggere margini, costi, ricavi e liquidità.
Con un progetto di Business Intelligence, i dati sono stati integrati e resi navigabili fino alla singola transazione. Da numeri dispersi a una visione condivisa e utilizzabile per decidere.
L’esigenza
Capire dove si genera davvero il margine.
Il Polo del Caffè opera nella supply chain del caffè crudo, gestendo flussi logistici complessi dalla partenza della merce fino alla destinazione finale. Nel 2019 l’azienda ha gestito oltre 1.800 container e uno stock medio di circa 4.600 tonnellate di caffè crudo.
Su volumi di questo tipo, avere il dato non basta. Serviva poter leggere con chiarezza:
- costi e ricavi;
- marginalità per business unit;
- scadenze clienti e fornitori;
- andamento operativo e finanziario.
L’obiettivo era trasformare i dati in uno strumento quotidiano di governo.
Il problema
I numeri esistevano. Ma non erano abbastanza leggibili.
La contabilità industriale era già presente, ma non riusciva a semplificare l’analisi. Le informazioni vivevano in fonti e file diversi e ogni responsabile finiva per costruire la propria lettura dei dati.
Questo generava:
- reportistica non uniforme;
- difficoltà nel confrontare i numeri;
- tempi più lunghi per arrivare alle informazioni;
- minore condivisione tra i reparti;
- decisioni non sempre supportate dalla stessa base dati.
Il problema non era raccogliere altri dati. Era renderli comprensibili, condivisi e navigabili.
La soluzione
Abbiamo costruito una Business Intelligence pensata per il modo in cui l’azienda decide.
Dopo aver analizzato le esigenze dei diversi reparti, abbiamo realizzato un progetto custom di Business Intelligence su Qlik Sense, collegata all’ERP Teamsystem e ad altre basi dati già presenti in azienda.
La soluzione permette di:
- monitorare costi e ricavi;
- leggere la marginalità per business unit;
- esplodere il dato fino alla singola transazione;
- analizzare le scadenze di clienti e fornitori;
- supportare la gestione della liquidità.
Cosa cambia nel processo
Da fogli separati a un’unica lettura del dato.
Prima
- Dati in Teamsystem + database aziendali → estrazioni → file Excel separati → elaborazioni individuali → confronto manuale → interpretazione → decisione
Dopo
- Dati in Teamsystem + database aziendali → integrazione automatica → modello informativo condiviso → dashboard Qlik Sense → navigazione fino al dettaglio → decisione
Tutti partono dallo stesso dato e possono approfondirlo fino alla singola transazione.
I risultati
Più Ordine. Più Automazione. Più Controllo.
- + Ordine — Le informazioni provenienti da fonti diverse sono state organizzate in un unico modello. I responsabili lavorano sulla stessa reportistica e sulla stessa definizione degli indicatori.
- + Automazione — I dati vengono alimentati automaticamente dai sistemi aziendali. Si riduce la dipendenza da estrazioni manuali, fogli Excel e rielaborazioni individuali.
- + Controllo — La direzione può leggere la marginalità per business unit e approfondire il dato fino alla singola transazione. La visione operativa e finanziaria è più tempestiva e consente di intervenire su elementi oggettivi.
Il vantaggio
Dal dato disponibile al dato realmente utilizzato.
Il progetto non ha solo migliorato la reportistica. Ha cambiato il modo in cui le informazioni vengono utilizzate all’interno dell’azienda. I responsabili condividono una base comune, possono approfondire autonomamente i numeri e prendere decisioni con maggiore velocità.
La Business Intelligence ha trasformato il dato da risultato da consultare a strumento quotidiano di governo.
La voce del cliente
“L’inserimento della Business Intelligence ci ha consentito di essere sempre aggiornati sull’andamento della nostra gestione, sia operativa che finanziaria, aiutandoci a prendere decisioni veloci e supportate da elementi oggettivi. EDM ci ha sostenuti passo dopo passo, in un processo di cambiamento culturale e operativo che riteniamo strategico per la nostra organizzazione.”
— Rosario Carafa, CEO — Il Polo del Caffè S.p.A.