Budget e consuntivi in un'unica vista: scostamenti calcolati in automatico e report settimanali alla rete vendita

Il caso

Tecfi S.p.A. opera nella produzione e commercializzazione di sistemi di fissaggio, con una presenza internazionale significativa: oggi serve 2.540 clienti in 65 Paesi, gestisce oltre 8.000 prodotti a catalogo e più di 3.000 prodotti certificati.

Per governare meglio le performance della rete vendita, Tecfi aveva bisogno di mettere insieme due mondi diversi: i consuntivi presenti nell’ERP TeamSystem e i budget commerciali gestiti in Excel.

EDM ha realizzato un progetto di Business Intelligence che integra automaticamente queste fonti, misura avanzamento e scostamenti e distribuisce ogni settimana alla rete vendita report aggiornati via email. Dal budget su Excel a un controllo commerciale continuo e condiviso.

L’esigenza

Sapere ogni mese quanto manca al budget.

Tecfi aveva bisogno di dare alla direzione commerciale e alla rete vendita una lettura semplice e costante delle performance. L’obiettivo era poter confrontare in modo immediato:

• budget assegnato;
• vendite realizzate;
• avanzamento percentuale;
• scostamento rispetto all’obiettivo;
• performance per agente;
• andamento per periodo;
• risultati aggregati della rete vendita.

Il dato consuntivo era disponibile nell’ERP. Il budget, invece, veniva gestito attraverso file Excel. Serviva trasformare queste informazioni separate in un unico sistema di controllo commerciale.

Il problema

Budget e consuntivo vivevano in sistemi diversi.

Per capire realmente come stava andando la rete vendita era necessario mettere in relazione dati provenienti da fonti differenti. Da una parte TeamSystem, con le vendite effettivamente realizzate; dall’altra Excel, con budget e obiettivi commerciali.

Senza un’integrazione automatica, il confronto richiedeva attività di raccordo e rendeva più difficile mantenere una visione tempestiva e uniforme delle performance.

A questo si aggiungeva un’altra esigenza: non bastava rendere disponibili i dati alla direzione. Ogni agente doveva ricevere con regolarità una fotografia chiara del proprio avanzamento.

La soluzione

Abbiamo collegato budget, vendite e rete commerciale.

EDM ha realizzato una piattaforma di Business Intelligence alimentata dai dati dell’ERP TeamSystem e dai file utilizzati per la pianificazione commerciale. Il progetto permette di:

• acquisire i dati di vendita dall’ERP;
• integrare i budget definiti in Excel;
• confrontare automaticamente budget e consuntivo;
• calcolare gli scostamenti;
• analizzare le performance per agente;
• navigare i risultati per periodo e livello di dettaglio;
• avere una visione aggregata dell’intera rete commerciale.

Ma il progetto non si ferma alla dashboard. Abbiamo automatizzato anche la distribuzione delle informazioni: ogni settimana i report aggiornati vengono inviati via email alla rete vendita, così ogni agente può vedere il proprio avanzamento rispetto agli obiettivi senza dover accedere a file, ricostruire numeri o richiedere aggiornamenti.

Il dato viene raccolto, confrontato e portato automaticamente a chi deve utilizzarlo.

Cosa cambia nel processo

Da ricostruire lo scostamento a riceverlo già calcolato.

Prima

• Budget su Excel + consuntivi in TeamSystem → raccolta dei dati → raccordo → confronto → calcolo dello scostamento → preparazione del report → comunicazione alla rete vendita

Dopo

• Budget in Excel + vendite da TeamSystem → integrazione automatica → Qlik Sense confronta budget e consuntivo → scostamenti aggiornati → report generati automaticamente → invio settimanale agli agenti

Il controllo commerciale non deve più essere preparato. È il sistema a produrlo e distribuirlo.

I numeri del contesto

Un controllo commerciale costruito su un’azienda internazionale. Tecfi oggi opera su una scala significativa:

• 2.540 clienti in tutto il mondo;
• 65 Paesi serviti;
• 3 stabilimenti a Pastorano, di cui uno dedicato alla produzione;
• 112 dipendenti;
• oltre 29 milioni € di fatturato.

Su una rete commerciale distribuita su più mercati, sapere rapidamente dove il budget sta avanzando e dove no diventa uno strumento di governo.

I risultati

Più Ordine. Più Automazione. Più Controllo.

• + Ordine — Budget, consuntivi e performance commerciali sono stati organizzati in un unico modello informativo. Direzione e rete vendita lavorano sulla stessa base dati e sugli stessi indicatori.
• + Automazione — I dati provenienti da TeamSystem e dai file di budget vengono integrati automaticamente. Anche la distribuzione dei report è stata automatizzata: ogni settimana gli agenti ricevono via email il proprio avanzamento senza richiedere elaborazioni manuali.
• + Controllo — La direzione può verificare rapidamente chi è in linea con il budget, dove esistono scostamenti, quali agenti o aree richiedono attenzione e come stanno evolvendo le vendite nel periodo. Il controllo diventa più tempestivo e non dipende più dalla preparazione manuale di un report.

Il vantaggio

Il dato non resta nella dashboard. Arriva direttamente a chi deve agire.

Uno degli aspetti più importanti del progetto Tecfi è proprio questo. Non abbiamo costruito soltanto uno strumento per la direzione: abbiamo creato un processo in cui l’informazione viene automaticamente distribuita alla rete commerciale, con una frequenza definita e un contenuto coerente per tutti.

Questo riduce il tempo dedicato a preparare e inviare report e rende ogni agente più consapevole del proprio andamento rispetto agli obiettivi.

La Business Intelligence non serve solo a leggere cosa è successo. Serve a far capire prima dove intervenire.

La voce del cliente

“Il progetto di sviluppo della piattaforma di Business Intelligence è stato gestito con grande professionalità dal team EDM, competente e sempre disponibile, nel pieno rispetto dei tempi prefissati. Abbiamo ottenuto uno strumento affidabile che ci permette di monitorare con continuità le performance commerciali e rendere le informazioni disponibili alla rete vendita in modo semplice e tempestivo.”

— Michelangelo Tursi, Direttore commerciale — Tecfi S.p.A.