Un percorso di digitalizzazione per fasi — CRM, ERP, Business Intelligence e Rivelio — che integra l'intera azienda

Il caso

Unifrigo Gadus opera da oltre 150 anni nel settore delle conserve ittiche ed è tra i primi importatori italiani di baccalà e stoccafisso. Oggi serve più di 2.000 clienti, dispone di 45 agenti, due uffici commerciali e due stabilimenti produttivi, a Gricignano di Aversa e Novi Ligure, nei quali vengono lavorati e distribuiti ogni anno circa 5 milioni di kg di prodotto.

Su un’organizzazione di questa dimensione, digitalizzare non significa informatizzare una singola funzione. Significa mettere in relazione acquisti, importazioni, magazzino, logistica, rete vendita, GDO, amministrazione, contabilità, documenti e controllo di gestione.

Con Unifrigo abbiamo costruito negli anni un progetto composto da CRM, ERP, Business Intelligence e Rivelio, evoluto per fasi e ancora oggi aperto a nuove ottimizzazioni.

Non un progetto software. Un percorso continuo per portare più Ordine, Automazione e Controllo in tutta l’azienda.

L’esigenza

Digitalizzare l’azienda senza perdere il controllo della complessità.

Unifrigo gestisce una filiera articolata che parte dall’approvvigionamento del prodotto e arriva fino alla distribuzione verso clienti, GDO e canale Ho.Re.Ca. Ogni giorno devono convivere processi molto diversi:

• acquisti da fornitori;
• gestione delle importazioni;
• listini e condizioni di acquisto;
• ricevimento merce;
• stoccaggio;
• movimentazioni di magazzino;
• picking;
• preparazione e uscita dei prodotti;
• rete agenti;
• relazioni commerciali con la GDO;
• ordini;
• fatturazione e contabilità;
• controllo economico;
• documenti provenienti da fornitori esteri.

L’esigenza era far sì che tutte queste attività non vivessero come isole separate, ma diventassero parti di un unico sistema aziendale.

Il problema

Quando crescono processi e volumi, non può essere la persona a tenere insieme tutto.

In un’azienda con migliaia di clienti, decine di agenti, due stabilimenti e milioni di chili di prodotto movimentati ogni anno, ogni attività manuale si moltiplica rapidamente. Ordini, documenti, movimenti, listini, dati commerciali e informazioni amministrative attraversano reparti e sistemi differenti.

Il rischio è quello tipico delle organizzazioni cresciute nel tempo:

• dati duplicati;
• inserimenti manuali;
• processi che dipendono dalla memoria delle persone;
• informazioni distribuite;
• controlli ricostruiti a posteriori;
• sistemi che non condividono automaticamente ciò che sanno.

La sfida non era digitalizzare un processo. Era costruire un’organizzazione in cui i processi potessero lavorare insieme.

La soluzione

Abbiamo costruito il sistema digitale dell’azienda, un processo alla volta.

Il progetto è stato sviluppato progressivamente. Non abbiamo cercato di cambiare tutto insieme: abbiamo analizzato i processi, stabilito le priorità e introdotto nel tempo le tecnologie necessarie per governare le diverse aree.

01 — CRM e processi commerciali

Abbiamo strutturato il rapporto con clienti, GDO e rete vendita. Il CRM permette di organizzare informazioni commerciali, attività, opportunità e processi collegati agli agenti, trasformando molte attività prima distribuite in un flusso più strutturato e condiviso.

02 — ERP e processi operativi

L’ERP governa il cuore transazionale dell’azienda: acquisti → importazioni → entrata merce → magazzino → movimentazioni → picking → uscita prodotti → fatturazione → contabilità. Il risultato è una base gestionale unica che collega ciò che accade fisicamente sulla merce con ciò che accade commercialmente, amministrativamente e contabilmente.

03 — Business Intelligence e controllo

Abbiamo integrato i dati prodotti dai diversi sistemi in un progetto di Business Intelligence. La direzione può monitorare processi, vendite, acquisti, magazzino, performance commerciali ed economiche attraverso dashboard e KPI condivisi. I sistemi producono i dati; la BI li mette insieme e li trasforma in controllo.

04 — Rivelio e documenti

Abbiamo introdotto Rivelio per eliminare attività di data entry legate ai documenti ricevuti. Il sistema acquisisce e trasforma automaticamente in dati strutturati informazioni provenienti da:

• listini fornitori;
• fatture estere;
• packing list;
• DDT;
• altri documenti destrutturati.

Le informazioni possono così alimentare i sistemi aziendali senza essere ricopiate manualmente. Il documento arriva, il dato entra nel processo.

Cosa cambia nel processo

Da tanti sistemi e attività a un unico flusso aziendale.

Prima

• documenti → inserimenti manuali → acquisto → importazione → ricevimento merce → magazzino → rete commerciale → ordine cliente → picking e spedizione → fatturazione → dati da raccogliere → report e controllo

Dopo

• Rivelio acquisisce i documenti → ERP governa acquisti, importazioni e magazzino → CRM struttura clienti, GDO e rete agenti → ERP gestisce ordini, spedizioni, fatturazione e contabilità → BI integra i dati dell’intero processo → direzione monitora KPI e risultati

Il dato prodotto da una fase diventa informazione disponibile per quella successiva.

I numeri del contesto

La digitalizzazione applicata a una filiera reale. Unifrigo Gadus significa oggi:

• 1878 — anno di inizio della storia aziendale;
• 2.000+ — clienti serviti in Italia;
• 45 — agenti presenti sul territorio nazionale;
• 2 — stabilimenti, a Gricignano di Aversa e Novi Ligure;
• 5 milioni di kg — prodotto lavorato e distribuito ogni anno.

Quando questi sono i volumi, anche una piccola inefficienza replicata migliaia di volte diventa un grande problema.

I risultati

Più Ordine. Più Automazione. Più Controllo.

• + Ordine — CRM ed ERP hanno strutturato processi che attraversano commerciale, acquisti, importazioni, magazzino, vendite e amministrazione. Responsabilità, dati e passaggi sono più chiari e le informazioni seguono il processo anziché rimanere distribuite tra persone e strumenti.
• + Automazione — Molte attività che prima richiedevano intervento manuale sono state progressivamente automatizzate. Rivelio elimina il data entry su documenti come listini, fatture estere, packing list e DDT, mentre i sistemi integrati riducono i trasferimenti manuali di informazioni tra un processo e l’altro.
• + Controllo — La Business Intelligence permette alla direzione di leggere in modo trasversale ciò che accade nell’azienda. I dati dei diversi processi vengono aggregati in dashboard e KPI che rendono più semplice individuare performance, criticità ed eccezioni. Più cresce l’azienda, meno il controllo deve dipendere dalla capacità delle persone di ricostruire cosa sta succedendo.

Il vantaggio

Un progetto che non finisce, perché l’azienda continua a migliorare.

La parte più importante del caso Unifrigo è proprio questa. Non abbiamo realizzato un progetto e considerato concluso il lavoro. Il percorso è stato costruito per fasi, partendo ogni volta dai processi reali e introducendo progressivamente nuovi livelli di organizzazione, automazione e controllo.

Quando emerge una nuova inefficienza, un’attività manuale o un’informazione che può essere gestita meglio, il sistema viene ulteriormente evoluto. CRM, ERP, BI e AI non sono quattro progetti separati: sono componenti dello stesso sistema aziendale.

Ed è esattamente il modello a cui punta il Metodo EDM: capire come funziona l’azienda → mettere ordine → automatizzare → integrare → controllare → continuare a migliorare.

La voce del cliente

“La digitalizzazione dei processi, per una PMI, all’inizio può sembrare un’impresa complessa. EDM ha saputo comprendere rapidamente il nostro modo di lavorare e trasformarlo in un ecosistema di strumenti digitali integrati, ottimizzando progressivamente tutte le fasi. Oggi lavoriamo con più metodo, automazione e controllo. Il team EDM si è dimostrato competente, affidabile e capace di accompagnarci concretamente in un percorso di miglioramento continuo.”

— Andrea Eminente, Titolare — Unifrigo Gadus S.p.A.