Dall'e-commerce alla supply chain: acquisti, magazzino, spedizioni e fatturazione governati da un unico ERP

Il caso

Vico Food Box è un e-commerce specializzato nella vendita di prodotti alimentari italiani all’estero. Nato nel 2019, fino ad oggi ha spedito oltre 1.900.000 di Vico Box in 25 Paesi europei oltre al Regno Unito.

Per sostenere questa crescita serviva un sistema capace di governare non solo gli ordini online, ma tutto ciò che accade dietro ogni spedizione: acquisti, ricevimento merce, magazzino, picking, fatturazione e integrazione con l’e-commerce.

EDM ha introdotto ERP NTS come cuore gestionale dell’azienda, integrandolo in modo bidirezionale con la piattaforma e-commerce Prestashop. L’ordine nasce online. Tutto il resto deve avanzare senza interruzioni.

L’esigenza

Far crescere l’e-commerce senza moltiplicare il lavoro manuale.

Un e-commerce alimentare internazionale deve coordinare continuamente:

• acquisti dai fornitori;
• disponibilità prodotto;
• ricevimento merce;
• movimentazioni di magazzino;
• picking;
• preparazione ordini;
• spedizioni;
• fatturazione elettronica;
• fatturazione estera;
• aggiornamento dell’e-commerce.

Su migliaia di referenze e ordini destinati a più Paesi, gestire questi passaggi su sistemi separati avrebbe significato aumentare attività manuali, errori e tempi di aggiornamento. L’obiettivo era costruire una supply chain digitale capace di crescere insieme al business.

Il problema

L’e-commerce vendeva. Serviva un sistema che governasse tutto ciò che succede dopo.

Il sito e-commerce rappresentava il punto di ingresso dell’ordine, ma dietro ogni acquisto c’era una sequenza di processi operativi da coordinare. Serviva mettere in relazione:

ordine online → disponibilità → acquisto → magazzino → picking → spedizione → fatturazione

senza duplicare dati o richiedere continui trasferimenti manuali tra un sistema e l’altro. La complessità aumentava ulteriormente con la vendita internazionale, che richiede una gestione corretta anche della fatturazione estera.

Il problema non era gestire l’ordine. Era far lavorare insieme e-commerce, ERP e magazzino.

La soluzione

Abbiamo costruito il cuore gestionale della supply chain.

Abbiamo introdotto ERP NTS per governare i principali processi operativi e amministrativi di Vico Food Box. Il sistema gestisce:

• ciclo passivo;
• acquisti;
• ordini ai fornitori;
• ricevimento della merce;
• anagrafiche e articoli;
• movimentazioni di magazzino;
• picking;
• uscita della merce;
• fatturazione elettronica;
• fatturazione verso l’estero.

A questo abbiamo aggiunto un’integrazione bidirezionale tra ERP ed e-commerce. Ordini e informazioni commerciali possono entrare nel gestionale, mentre disponibilità e dati necessari vengono riallineati verso il canale online.

L’e-commerce raccoglie la domanda. L’ERP governa ciò che serve per soddisfarla.

Cosa cambia nel processo

Da sistemi separati a un flusso unico.

Prima

• Ordine e-commerce → trasferimento delle informazioni → verifica disponibilità → gestione acquisti → ricezione merce → attività di magazzino → picking → spedizione → fatturazione → aggiornamenti tra sistemi

Dopo

• Ordine e-commerce → integrazione automatica con ERP NTS → disponibilità e acquisti governati dal gestionale → ricevimento e movimentazioni gestiti con WMS → picking e uscita merce tracciati → fatturazione automatizzata → dati riallineati con l’e-commerce

Il dato entra una volta e accompagna il processo fino alla spedizione.

I numeri del contesto

Una supply chain costruita per un e-commerce internazionale. Vico Food Box oggi gestisce una realtà in forte crescita:

• 5.000+ referenze disponibili a catalogo;
• 1.900.000+ Vico Box già spedite in Europa;
• 480.000+ clienti;
• 26 Paesi europei.

Quando aumentano ordini, referenze e mercati serviti, il gestionale deve riuscire a far crescere i volumi senza far crescere allo stesso ritmo la complessità operativa.

I risultati

Più Ordine. Più Automazione. Più Controllo.

• + Ordine — Acquisti, magazzino, ordini, picking e fatturazione sono governati dallo stesso sistema gestionale. Le informazioni seguono il processo e non devono essere continuamente ricostruite tra piattaforme diverse.
• + Automazione — L’integrazione bidirezionale ERP–e-commerce riduce il trasferimento manuale dei dati. Ordini, disponibilità e informazioni commerciali vengono scambiati tra i sistemi, mentre il WMS supporta i processi fisici di magazzino.
• + Controllo — L’azienda può seguire il percorso dell’ordine dall’ingresso sull’e-commerce fino alla spedizione e alla fatturazione. Magazzino, acquisti e amministrazione lavorano sulla stessa base informativa. La crescita dell’e-commerce non significa più perdere visibilità su ciò che succede dietro ogni ordine.

Il vantaggio

Un’infrastruttura gestionale costruita per crescere.

Il vero valore del progetto non è stato introdurre un nuovo ERP. È stato creare un’unica architettura operativa capace di collegare vendita online, acquisti, logistica, magazzino e amministrazione.

Questo permette a Vico Food Box di aumentare volumi, referenze e mercati serviti senza dover moltiplicare attività manuali e passaggi tra sistemi. Più cresce il business, più il processo deve essere semplice da governare.

La voce del cliente

“Mi sono affidato al team di esperti EDM e fin da subito mi hanno trasmesso sicurezza e professionalità. Hanno saputo comprendere le nostre esigenze e costruire un’infrastruttura gestionale capace di sostenere una realtà e-commerce internazionale in forte crescita. Mettere insieme acquisti, magazzino, e-commerce e amministrazione in un unico sistema non era semplice: EDM ha fatto davvero un gran lavoro, con competenza, concretezza e grande capacità di accompagnarci nel progetto.”

— Antonio Guarrera, Titolare e Socio — Vico Food Box