40.000 DDT, nessuno li ricopia più. Come A. Capaldo ha tolto il data entry dall'entrata merci

Scheda — Cliente: A. Capaldo S.p.A. · Settore: commercio ferramenta · Gestionale: Microsoft Business Central · Area: produttività e automazione del lavoro

Cosa abbiamo fatto — Oltre 40.000 DDT fornitori venivano ricopiati a mano, 5-8 minuti l’uno. Li abbiamo fatti entrare nel gestionale in automatico. Le persone ora controllano solo i documenti che non tornano.

A. Capaldo è un’azienda del commercio di ferramenta. Ogni DDT fornitore che arrivava con la merce veniva aperto, letto e ricopiato a mano in Microsoft Business Central, il gestionale dell’azienda. Ogni documento richiedeva in media tra 5 e 8 minuti.

Detto così sembra poco. Ma i DDT erano oltre 40.000.

Il problema non era un documento. Era la moltiplicazione.

Quarantamila volte cinque minuti fanno più di 3.300 ore. Più di 400 giornate lavorative da otto ore, spese a riscrivere informazioni che esistevano già.

Perché ogni DDT conteneva già tutto quello che serviva: fornitore, articoli, quantità, riferimenti. Il limite era il passaggio tra il documento e il gestionale. PDF e scansioni diversi, formati diversi per ogni fornitore, e in mezzo una persona a fare da ponte. Con quello che ne segue: errori di battitura, documenti in attesa nei periodi di carico, poco tempo per i controlli, poca visibilità su cosa era già stato registrato.

Non mancava il dato. Mancava il modo di portarlo nel sistema senza ricopiarlo.

Cosa abbiamo cambiato

Non abbiamo sostituito il gestionale. Abbiamo tolto il lavoro manuale necessario per alimentarlo.

La soluzione documentale di EDM, integrata con Business Central, ora acquisisce i DDT in ingresso, riconosce il tipo di documento, estrae i dati di testata e di riga, li struttura e li inserisce nel gestionale. Quando un dato non è certo, non tira a indovinare: coinvolge l’operatore.

Prima: DDT in ingresso → apertura → lettura → ricerca dei dati → digitazione → controllo → registrazione.

Dopo: DDT in ingresso → acquisizione e lettura automatica → inserimento nel gestionale → l’operatore interviene solo se serve.

È quello che chiamiamo gestione per eccezione: il caso normale passa da solo, la persona si occupa di quello che richiede davvero una persona.

Più automazione, più ordine, più controllo

Automazione. Il data entry ordinario dei DDT fornitori è stato azzerato.

Ordine. I documenti seguono un flusso unico. Si riducono gli arretrati, e il processo non dipende più da chi è in ufficio quel giorno.

Controllo. Senza ricopiatura si riduce il rischio di errore di trascrizione. Il controllo umano resta, ma cambia natura: meno tempo a inserire, più attenzione a verifiche, riconciliazioni e anomalie.

Massimo Magri, Direttore Operativo di A. Capaldo, racconta così il progetto: “Il fornitore si è dimostrato estremamente professionale, con un project management di alto livello.”

Cosa dice questo caso alla tua azienda

Se nel tuo ufficio qualcuno passa le giornate a ricopiare documenti che arrivano già scritti, il problema non è la velocità di quella persona. È il processo che le chiede di farlo.

E la domanda giusta non è “quale software legge i DDT”. È: quanti documenti entrano ogni anno, quanti minuti costa ciascuno, e cosa succede quando uno non torna. Da queste tre risposte si capisce se e dove l’automazione ha senso.

È quello che facciamo nel check-up: 45 minuti per mappare come lavori oggi e dove perdi tempo, controllo e margine. La mappa resta a te, anche se poi decidi di non lavorare con noi. → Richiedi il check-up

Vuoi vedere come funziona la lettura automatica dei documenti? → /soluzioni/rivelio/

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